По статистике, средний пользователь тратит 8 часов в неделю только на проверку почту. Есть способы организовать входящий поток email-писем так, чтобы сократить это время в 2-3 раза. Также организация входящих писем предотвратит ситуацию, когда место на Google Drive или на другом облачном хранилище начнет заканчиваться.
Рассмотрим, что нужно сделать для эффективной организации потока писем.
1. Отписаться от ненужных рассылок
К ним относятся рекламные, информационные и другие рассылки, не представляющие ценности. Если нет желания тратить на отписку личное время, можно воспользоваться сервисами Unroll.me или SpamDrain.Они самостоятельно отберут информационные и рекламные письма – вам останется только отписаться от них одним нажатием мышки.
Если есть рекламные письма, которые вы хотите продолжать получать, то они объединятся в одну рассылку. Эта рассылка будет приходить вам раз в сутки.
Для предотвращения необходимости отписываться от ненужных рассылок в будущем стоит зарегистрировать отдельный email, который будет предназначен специально для онлайн-покупок и подписок.
2. Создать систему каталогов
Необходимо распределять письма по папкам. Каждая папка должна предназначаться для писем, объединенным по типу и причинам, по которым их нужно сохранить. Папка может быть простой, где письма разделены по группам или видам действий, либо подробной – с наименованиями проектов, областями задач.
Если нужно сохранить кое-какие письма для дальнейших отчетов, полезна функция архивации. Архивирование переместит письма из папки с входящими, однако вы все равно сможете получить к ним доступ в любой момент.
3. Удалить письма с прикрепленными файлами
Большое количество писем с файлами засоряет облачное хранилище. Чтобы их найти, нужно кликнуть на стрелку в поисковой строке сервиса и из выпадающего меню нажать на надпись «Есть прикрепленные файлы».
4. Очистить папки «Корзина» и «Спам»
Эти папки нуждаются в регулярной очистке, поскольку сами они очищаются только периодически – примерно через 30 дней. Даже если они не занимают много свободного места и не мешают пользоваться папкой «Входящие», хранить их необязательно.